Viele KMU starten mit Excel, weil es ihnen vertraut und sofort verfügbar ist. Doch sobald die Vertragsliste wächst, zeigt sich, wo eine Tabelle an ihre Grenzen stösst und eine dedizierte Lösung mehr Sicherheit und Übersicht bietet.
Eine neue Tabelle ist in wenigen Minuten erstellt. Eine Spalte für den Vertragspartner, eine für die Laufzeit, eine für die Kündigungsfrist, fertig. Genau diese Einfachheit macht Excel zur naheliegenden ersten Wahl für das Vertragsmanagement in kleinen Unternehmen.
Niemand muss etwas einrichten, niemand braucht eine Einführung, und die Datei liegt sofort da, wo man sie erwartet. So beginnt es bei den meisten KMU: eine Liste mit den wichtigsten Lieferanten, vielleicht ein paar Mietverträge, mehr braucht es zu Beginn nicht.
Das ist keine Ausnahme, sondern eine weit verbreitete Praxis, auch ausserhalb klassischer KMU-Strukturen. Eine Befragung unter Inhouse-Anwältinnen und -Anwälten zeigt, dass 32 Prozent der Rechtsabteilungen Tabellen nutzen, um zentrale Fristen wie Kündigungstermine zu verfolgen, und das trotz professioneller Rechtsabteilungen im Rücken.
Die Frage ist also nicht, ob Excel grundsätzlich funktioniert. Es hat lange funktioniert und funktioniert für viele Unternehmen noch heute. Die eigentliche Frage ist, ab welchem Punkt eine Tabelle aufhört auszureichen, und woran man das merkt, bevor es teuer und unübersichtlich wird.
Für einen ehrlichen Vergleich zählt nicht, welches Tool mehr Funktionen auflistet, sondern was im Alltag tatsächlich den Unterschied macht. Fünf Kriterien zeigen das am deutlichsten:
Diese fünf Punkte entscheiden in der Praxis deutlich mehr über den Erfolg als die Frage, welches Tool auf dem Papier mehr kann.
| Kriterium | Excel | Komit |
| Einrichtungsaufwand | Sofort nutzbar, aber komplett manuell aufgebaut | Setup in 15 Minuten, geführter Einstieg |
| Automatische Fristen | Erinnerung nur, wenn jemand sie separat im Kalender einträgt | Automatische E-Mail-Erinnerung vor jeder Frist |
| Dokumente zum Vertrag | Dokumente liegen separat, meist in Ordnern oder E-Mails, ohne Verknüpfung zur Tabelle | Dokumente liegen direkt beim jeweiligen Vertrag, sofort auffindbar |
| Datenqualität | Formeln und Einträge können unbemerkt überschrieben werden | Strukturierte Felder, die nicht versehentlich brechen |
| Skalierbarkeit | Wird ab einigen Dutzend Verträgen schnell unübersichtlich | Bleibt übersichtlich, ob 10 oder 500 Verträge |
Der grösste Unterschied liegt in der Datenqualität. Eine 2024 in Frontiers of Computer Science veröffentlichte Studie zeigt, dass 94 Prozent der im Geschäftsalltag verwendeten Tabellen Fehler enthalten, die Entscheidungen beeinflussen können.
Eine verschobene Zeile, eine überschriebene Formel, ein falsch eingetragenes Datum und die Erinnerung, die eigentlich kommen sollte, bleiben einfach aus. Niemand bemerkt das, bis die Kündigungsfrist schon verstrichen ist.
Ein oft unterschätzter Punkt sind die Dokumente, die zu einem Vertrag gehören: das unterschriebene Original, Zusatzvereinbarungen, Kündigungsschreiben oder Rechnungen. In Excel liegen diese Dokumente fast immer getrennt von der Tabelle, verteilt auf Ordner, E-Mails oder ein Ablagesystem, das oft nur eine Person wirklich kennt. Bei Komit liegen sie direkt beim jeweiligen Vertrag. Wer eine Frage zu einem Vertrag hat, findet die passenden Unterlagen an einem Ort, ohne suchen zu müssen.
«Die Frage ist nicht, ob Excel grundsätzlich funktioniert. [...] Die eigentliche Frage ist, ab welchem Punkt eine Tabelle aufhört auszureichen, und woran man das merkt, bevor es teuer und unübersichtlich wird.»
Beim Einrichtungsaufwand liegt Excel kurzfristig vorne: Die Datei ist sofort nutzbar, aber jede Struktur, jede Formel und jede Erinnerung muss von Hand aufgebaut werden, und bleibt nur so gut wie die Person, die sie pflegt.
Ein strukturiertes System wie Komit dreht dieses Verhältnis um: etwas mehr Aufwand am Anfang, dafür automatische Erinnerungen und feste Felder, die sich nicht versehentlich verändern lassen, unabhängig davon, wer zuletzt etwas bearbeitet hat. Auch bei der Zusammenarbeit zeigt sich der Unterschied: Eine geteilte Excel-Datei wird schnell unklar, wenn zwei Personen gleichzeitig etwas ändern, während ein zentrales System klar regelt, wer was sieht und bearbeiten darf.
Excel ist die richtige Wahl, wenn du eine Handvoll Verträge mit stabilen Strukturen verwaltest und eine einzelne Person zuverlässig den Überblick behält. Für viele Kleinstunternehmen reicht das tatsächlich aus, und das ist völlig in Ordnung. Niemand muss eine Software einführen, nur weil es Software gibt, und Excel bleibt dabei eine ehrliche, kostengünstige Option.
Sobald jedoch mehrere Personen gleichzeitig Zugriff benötigen, Fristen kritisch werden oder die Vertragsliste auf 20 oder 30 Einträge wächst, kippt das Verhältnis. Die Tabelle kostet dann mehr Zeit, als sie spart, und das Risiko einer übersehenen Frist steigt mit jeder zusätzlichen Zeile, ganz ohne, dass jemand etwas falsch gemacht hätte.
In diesem Fall lohnt sich der Wechsel zu einem dedizierten Tool. Komit bringt Verträge, Fristen und Verantwortliche an einem Ort zusammen, mit automatischen Erinnerungen und Schweizer Hosting nach DSG-Standard. Was eine übersehene Frist konkret kostet, haben wir in diesem Artikel über die häufigsten Fehler im Vertragsmanagement im Detail aufgeschlüsselt.
Excel speichert, was du eingibst. Komit merkt sich, was du vergisst.