Hand aufs Herz: Findest du den Arbeitsvertrag einer Mitarbeiterin auf Anhieb? Weisst du, wann das letzte Mitarbeitergespräch stattgefunden hat oder welche HR-Dokumente in den nächsten Wochen Handlungsbedarf auslösen?
Vollständige Dossiers, jederzeit abrufbar
Stell dir vor: Eine Mitarbeiterin kündigt. Du öffnest ihr Dossier und siehst auf einen Blick alles, was du brauchst: Arbeitsvertrag, Lohnabrechnungen, Leistungsbeurteilungen, Abwesenheiten, die unterschriebene Geheimhaltungserklärung. Du weisst sofort, bis wann du welche Unterlagen aufbewahren musst. Und du kannst ihr Arbeitszeugnis ohne lästiges Suchen mit allen nötigen Informationen erstellen.
Das ist kein Wunschbild. Es ist der Alltag in KMU, die ihre Personaldossiers strukturiert führen. Mit einem klaren System sparst du Zeit bei jeder Personalentscheidung, bleibst rechtlich auf der sicheren Seite und verlierst keine wichtige Frist mehr aus den Augen.
Irgendwo in einem Ordner liegen die Dokumente bereit
Die meisten KMU haben kein «Personaldossier-Problem». Sie haben ein «Irgendwo-liegt-es-Problem». Der Arbeitsvertrag liegt im Bundesordner im Archiv. Die Krankmeldungen stecken im E-Mail-Postfach der HR-Verantwortlichen. Die Leistungsbeurteilung vom letzten Jahr ist in einem Excel. Und das unterschriebene Reglement? Auch irgendwo.
Solange nichts passiert, fällt das kaum auf. Doch dann passiert etwas: Ein Mitarbeitender verlangt sein Arbeitszeugnis. Eine Pensionskasse fordert einen Nachweis. Das Revisionsteam möchte Lohnbelege sehen. Plötzlich steht jemand da und sucht. Und sucht. Und sucht.
Das ist kein Einzelfall. Es ist die logische Folge davon, dass Personaldaten in wachsenden KMU organisch entstehen: mal in einem Tool, mal im E-Mail-Postfach, mal auf Papier im Archiv. Es gibt keine böse Absicht dahinter. Nur gewachsene Strukturen, die irgendwann nicht mehr funktionieren.
Mehr als ein Ablage-Problem
Was auf den ersten Blick nach einem Ordnungsproblem aussieht, wird schnell zu einem rechtlichen und finanziellen Risiko. Laut arbeitsrechtplus.ch müssen Lohndaten und alles Relevante für ein Arbeitszeugnis mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden. Das Bundesgericht hat diesen Anspruch ausdrücklich bestätigt. Wer diese Unterlagen nicht vollständig hat, riskiert rechtliche Auseinandersetzungen, die sich vermeiden liessen.
Die Konsequenzen im Alltag sind konkret:
- Audits und Revisionen werden zur Belastungsprobe, weil niemand weiss, was vorhanden ist und was fehlt.
- Arbeitszeugnisse können nicht oder nur mit grossem Aufwand ausgestellt werden, weil die Grundlagen fehlen.
- Fristen für Probezeiten, Weiterbildungsvereinbarungen oder Rückzahlungsklauseln werden verpasst, weil sie nirgends aktiv überwacht werden.
- Der Austritt eines Mitarbeitenden hinterlässt ein Informationsloch, das erst auffällt, wenn man etwas sucht.
- Datenschutzanforderungen nach DSG sind schwer einzuhalten, wenn nicht klar ist, welche Daten wo liegen und wer darauf Zugriff hat.
Dazu kommt der tägliche Zeitverlust: Laut einer Analyse von authencio.com geben 85% der Compliance-Verantwortlichen an, dass regulatorische Anforderungen komplexer geworden sind. In KMU ohne strukturierte Ablage fällt diese Last oft auf eine einzige Person. Die hat dann keine Zeit mehr für das Wesentliche.
«Das Personaldossier wird zum Problem genau dann, wenn man es am wenigsten gebrauchen kann: bei einem Austritt, einer Revision oder einem Rechtsstreit.»
Eine Struktur für alle, nicht eine Ablage pro Person
Die Lösung liegt nicht in einem neuen Ordnersystem. Sie liegt darin, Personaldaten nicht mehr als separate Ablage zu behandeln, sondern als Teil eines zusammenhängenden Kontexts. Jede Person bekommt ihr eigenes Dossier: mit allen Dokumenten, allen relevanten Fristen und einer klaren Zuweisung, wer dafür verantwortlich ist. Zudem werden Zugriffsrechte flexibel vergeben: Dokumente, die Mitarbeitende sehen dürfen, werden ihnen zugänglich gemacht, Dokumente, die nur fürs HR oder für Vorgesetzte vorgesehen sind, sehen die jeweiligen Mitarbeitenden nicht.
Komit funktioniert genau nach diesem Prinzip. Du legst eine Person an und hinterlegst alle Dokumente direkt zu diesem Datensatz: Arbeitsvertrag, Lohnabrechnungen, Beurteilungen, Abwesenheitsnachweise, Zertifikate. Mit dem solide integrierten Rechtemanagement steuerst du zudem, wer was sieht.
Fristen wie Probezeitende, Weiterbildungsabschlüsse oder Aufbewahrungsfristen werden direkt im Dossier hinterlegt und erinnern automatisch.
Das verändert den Alltag konkret wie folgt:
- Dokumente werden nicht gesucht, sondern gefunden – in Sekunden
- Fristen werden automatisch überwacht, bevor sie ablaufen
- Zugriffsrechte sind klar geregelt: Wer darf was sehen und verändern
- Bei einem Austritt ist klar, was wie lange aufbewahrt werden muss
- Das Hosting erfolgt in der Schweiz, ohne US Cloud Act, konform mit dem Schweizer DSG
Das Einrichten dauert keinen halben Tag. Es braucht keine IT-Abteilung, kein Einführungsprojekt. Wer heute beginnt, hat morgen bereits die ersten vollständigen Dossiers seiner Mitarbeitenden.
Komit wurde gebaut, um genau diese Lücke zu schliessen: die Lücke zwischen einem HR-System, das Lohndaten verwaltet, und dem, was dazwischen passiert. Verträge, Personen, Fristen, Dokumente. Nicht verteilt auf drei Ordner, zwei Tabellen und mehrere Systeme.
Andere Tools verwalten Daten. Komit organisiert Zusammenhänge.
